Beglaubigungen

Das Gesetz schreibt an verschiedenen Stellen vor, dass eine Erklärung öffentlich beglaubigt werden muss. Das bedeutet, dass die Erklärung in schriftlicher Form abgefasst und die Unterschrift der oder des Erklärenden von einem Notar beglaubigt werden muss (§ 129 Absatz 1 Nr. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs). Möglich ist auch, dass die Erklärung in elektronischer Form abgefasst und die qualifizierte elektronische Signatur des Erklärenden von einem Notar beglaubigt wird (§ 129 Absatz 1 Nr. 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs).

Beglaubigt der Notar eine Unterschrift, bestätigt er, dass die Unterschrift

• von einer bestimmten Person
• an einem bestimmten Datum
• einem bestimmten Ort

vor ihm voll­zogen oder anerkannt wurde. In einem Gerichts- oder Verwaltungs­verfahren begründet der Beglaubigungs­vermerk den vollen Beweis dieses Vorgangs. Der Notar identifiziert die oder den Unter­zeichnenden, in der Regel anhand eines mit einem Licht­bild versehenen Ausweises. Außerdem prüft der Notar, ob Gründe bestehen, die Beglaubigung zu versagen. Er prüft die zu unterzeichnende Urkunde insbesondere darauf, ob ein Rechtsgeschäft offensichtlich unwirksam ist oder einen unlauteren Zweck verfolgt.

Die Unterschrifts­beglaubigung hat verschiedene Zwecke: Wird sie zur Verwendung gegenüber dem Handelsregister oder dem Grund­buchamt benötigt, entlastet sie beispielsweise die Gerichte. Häufig entwirft der Notar die erforderlichen Erklärungen und prüft sie auf ihre Eintragungs­fähigkeit. Die Unterschrifts­beglaubigung gewähr­leistet die Richtigkeit der öffentlichen Register und dient damit der Rechts­sicherheit. Außerdem erfüllt die Beglaubigung eine wichtige Warnfunktion: Die Not­wendigkeit einer Beglaubigung durch den Notar vergegen­wärtigt der oder dem Unterzeichnenden, dass sie oder er eine wichtige Erklärung mit womöglich weitreichende Folgen unterschreibt.

Häufig können in Gerichts- und Verwaltungsverfahren nicht einfache Abschriften (Kopien) von Urkunden, etwa von Zeugnissen oder Vollmachten, verwendet werden. Stattdessen verlangt das Gesetz, dass bestimmte Tatsachen durch „öffentlich beglaubigte Urkunden“ nachgewiesen werden, etwa im Grundbuchverfahren (§ 29 Absatz 1 der Grundbuchordnung). Öffentliche Beglaubigung meint die Beglaubigung durch einen Notar.

Durch die Beglaubigung einer Abschrift bezeugt der Notar, dass sie mit dem ihm vorliegenden „Original“ inhaltlich übereinstimmt. In der Regel wird die inhaltliche Übereinstimmung dadurch sichergestellt, dass der Notar bzw. sein Team die Kopie selbst herstellen. Der Notar überzeugt sich sodann von der inhaltlichen Übereinstimmung der Urkunden. Zudem prüft der Notar, ob er die Beglaubigung ablehnen muss, etwa, weil die vorgelegte Urkunde offensichtlich gefälscht ist. Hat der Notar diese Prüfungspflichten erfüllt, stellt er in einem Beglaubigungsvermerk fest, dass die Abschrift inhaltlich mit der Haupturkunde übereinstimmt. Dieser Beglaubigungsvermerk ist eine öffentliche Urkunde. Er begründet in Gerichts- und Verwaltungsverfahren den vollen Beweis der Tatsache, dass die Abschrift mit der Haupturkunde inhaltlich übereinstimmt.